/ rynek IT

Czym jest digitalizacja firm? Czy jest potrzebna? Jaki ma wpływ na nasze życie?

W obecnych czasach technologia towarzyszy nam od chwili, gdy otwieramy oczy aż do momentu, gdy je zamykamy. Przyjmujemy jej obecność jako coś naturalnego. Dzieje się tak dlatego, że proces oswajania społeczeństwa z nowinkami technologicznymi postępuje coraz szybciej. Najwyraźniejszy wzrost wykorzystania technologii widać w przedsiębiorstwach. Już nawet małe firmy wdrażają nowoczesne systemy komputerowe, aby dostosować się do współczesnych wymogów społeczeństwa. Fizyczne formy danych zastępowane są cyfrowymi. Cały ten proces nazywany jest digitalizacją. Czym jednak jest dokładnie? Jaki ma wpływ na nasze życie? Czy digitalizacja firm jest dobra?

Czym jest i skąd wzięła się digitalizacja firm?

Wprowadzanie systemów opartych na nowych technologiach do działań firmy ma na celu usprawnić jej działania. Szeroko pojmowana digitalizacja przyśpiesza realizowanie projektów, jednocześnie zmniejszając koszty prowadzenia przedsiębiorstwa. Ludzie i ich praca stopniowo zastępowana jest maszynami. Komputery przejmują sektory przedsiębiorstwa, robiąc to, co niegdyś było wyłącznie dziełem naszych rąk i intelektu. W ogólnym rozrachunku jest to rozwiązanie tańsze, bezpieczniejsze oraz bardziej korzystne dla firmy.

Nie chodzi jednak wyłącznie o korzyści materialne. Przedsiębiorstwa często decydują się na proces digitalizacji z powodu pewnego nacisku ze strony społeczeństwa i przede wszystkim konkurencji. Wszechobecna cyfryzacja wymusza dostosowanie się do nowej rzeczywistości, aby nie stracić klientów i pozostać wartościowym “graczem” na rynku. Są to główne powody, dla których nawet najwięksi sceptycy decydują się wprowadzić rozbudowane systemy, maszyny i komputery do swojej firmy.

Aby dobrze zrozumieć, czym jest digitalizacja, należy ją uprzednio odróżnić od cyfryzacji. Cyfryzacja obejmuje znacznie więcej obszarów, w jakich działa firma. Składa się na całe działy, a nawet kraje. Chodzi o ogólnie pojęte wdrażanie infrastruktury sieciowej, która scala pojedyncze jednostki oraz grupy. Daje to możliwość swobodniej wymiany zasobów firmy w formie elektronicznej. Digitalizacja zwana jest inaczej ucyfrowieniem. Najprościej mówiąc, termin ten określa przejście z formy pisemnej, zdjęciowej lub dźwiękowej na cyfrową, elektroniczną. Zamyka się w tym chociażby proste skanowane dokumentów i wrzucenie ich na dysk twardy. Digitalizacja jest elementem cyfryzacji. To przechodzenie z formy fizycznej na cyfrową. Czemu jednak firmy to robią? Po co zadają sobie dodatkowy trud? Bo przecież, jakby na to nie spojrzeć, jest to powtórzenie już wcześniej wykonanej pracy.

pexels-photo-926984

Zalety digitalizacji firm

Jak nie wiadomo o co chodzi, to zawsze chodzi o pieniądze. Przeliczanie i obniżanie wszelkiego typu kosztów to żmudne działanie, jakiego podejmuje się każda szanująca się firma. Początkowo każdy typ przekształceń niesie za sobą spore wydatki, które wiążą się z zakupem odpowiedniego oprogramowania i przeszkolenia pracowników w jego używaniu. Warto jednak podąć to działanie, dążąc do unowocześnienia swojej działalności. Tego typu koszt zawsze z czasem się zwróci. Pracownicy nie tylko zdobywają nowe umiejętności, ale także cała firma zaczyna sprawniej funkcjonować. Nie nalicza się kosztów druku, foliowania i bindowania dokumentów. Jest to także spora oszczędność czasu.

Dane elektroniczne są zwyczajnie trwalsze. O wiele łatwiejsze jest także wyszukiwanie dokumentów w stworzonych cyfrowo archiwach. Wprowadzone na dysk lub cyfrową chmurę informacje są objęte dokładniejszą ochroną. Prezes firmy czy kierownik działu może założyć odpowiednie hasła i panele dostępu konkretnym pracownikom. Dzięki temu ważne dla przedsiębiorstwa dane nie wpadną w niepowołane ręce, a całe praca staje się bardziej usystematyzowana. Zwiększa się także mobilność. Mamy bowiem dostęp do materiałów, prezentacji, planów i wszystkich niezbędnych dokumentów w każdej chwili z dowolnego miejsca. Zazwyczaj ogranicza nas jedynie dostęp do internetu, co w dzisiejszych czasach jest rzadkością. Nie musimy nawet nosić ze sobą ciężkiego i nieporęcznego sprzętu. Laptopy, telefony i tablety stają się coraz wygodniejsze i łatwe w przechowywaniu. Możemy bezproblemowo wykonywać pracę w podróży. Oszczędza to czas i ułatwia komunikację między pracownikami.

pexels-photo-955447

Czy digitalizacja firm jest potrzebna?

Konkurencyjność i postęp na rynku sprawia, że firmy wręcz nie mają możliwości, aby pominąć proces digitalizacji. Firmy walczą o czas, pieniądze, zainteresowanie i lojalność klienta. Odrzucając przejście na dokumenty cyfrowe, ogranicza się swój własny potencjał. Każdy racjonalny właściciel przedsiębiorstwa musi zdawać sobie sprawę, że będzie ona niezbędna wcześniej czy później, inaczej „wypadną z obiegu”.

Kierując tak rozbudowanym organizmem, jakim jest firma, należy być wizjonerem. Trzeba raczej poszukiwać nowych i lepszych rozwiązań, a nie zamykać się stereotypowym myśleniu. Każdy firma rozwija się, ponieważ świat bezustannie pędzi do przodu. Technologia otacza nas coraz bardziej, ponieważ tego chcemy. Zdajemy sobie sprawę, że tego typu rozwiązania są zwyczajnie wygodniejsze.

light-man-hand-pen

Nie należy więc zbytnio zwlekać z decyzją o digitalizacji własnego przedsiębiorstwa, czy choćby jednoosobowej firmy. Jeśli nie potrafimy zbytnio poruszać się wśród Excel'owskich tabelek móżmy skorzystać z szeregu kursów, szkoleń dla siebie i współpracowników. Ogromną pomoc świadczy także internet, który obecnie posiada odpowiedź na niemal każe pytanie. W biznesie liczy się nie tylko zysk, a cała forma, w jakiej funkcjonuje firma. Powinniśmy śmiało korzystać z każdej dostępnej nam formy, która ułatwia i kategoryzuje naszą pracę.